O Contato do Projeto (Project Charter) e a Fase de Definição (Define) são os dois primeiros pontos a se desenvolver em um projeto Lean Six Sigma DMAIC. Conheça melhor cada um deles no post de hoje.
O Contrato do Projeto é que formaliza o acordo entre a equipe que vai realizá-lo, o belt encarregado e os gestores da empresa. Trata-se de um documento que estabelece como tudo vai funcionar dentro de um projeto Lean Six Sigma.
A consistência do Contrato do Projeto depende de sua solidez. Ou seja, quanto mais completo ele é, mais importante se torna. Afinal, ele pode ser usado como forma de negociação, ganhando mais tempo junto aos gestores.
Cada elemento do Contrato do Projeto precisa ser preenchido em ordem. Assim sua elaboração terá a mesma importância para todos os envolvidos.
Elementos do Contrato do Projeto
Declaração do problema
Deve conter a descrição clara e precisa do problema e seus efeitos. É importante que esta declaração seja elaborada a não deixar margem para dúvidas futuras.
Histórico do problema
Nessa parte do contrato é que se deve acrescentar dados sólidos e concretos sobre a ocorrência do problema.
Meta
Precisa ser clara, detalhando o que se espera da equipe e as atividades de cada um dos membros. Isso promove maior engajamento e comprometimento entre os envolvidos que terão mais segurança para fazer perguntas ou pedir ajuda.
Benefícios
Todos os benefícios tangíveis e intangíveis que serão obtidos com a resolução efetiva do problema.
Restrições
Neste item é preciso explicar todos os aspectos que limitam e restringem as ações da equipe quanto ao projeto. É importante registrar todos os riscos pertinentes ao projeto.
Equipe do projeto
Neste tópico são identificados todos os membros envolvidos no projeto e quais serão suas funções específicas dentro dele.
Cronograma
O cronograma precisa ser calculado de forma a ser realmente praticável. No Contrato do Projeto, é preciso apresentar as datas exatas de início e término de cada etapa do projeto (DMAIC).
A principal característica do Contrato do Projeto é ser um documento que precisa ser constantemente atualizado. Por isso, alterações poderão ser necessárias conforme a evolução das análises, resultados e ganhos reais.
Fase de Definição
É preciso seguir um passo a passo meticuloso para que a fase de definição seja de fato efetiva:
1º passo
Posto que a primeira atividade relativa à solução do problema é identificá-lo com exatidão. Para isso, deve-se descrever o problema de forma clara e objetiva.
2º passo
Com o problema devidamente identificado, é o momento de definir o indicador para o projeto. Para tanto, deve-se escolher o indicador que será utilizado para medir o histórico do problema e o resultado do projeto. As métricas do Lean Six Sigma são as ideais para isso.
3º passo
Uma vez que agora será preciso avaliar a confiabilidade dos dados para o levantamento do histórico. Para que isso seja feito de forma eficiente, deve-se levantar dados confiáveis.
As ferramentas mais indicadas para fazer essa análise são o MSA (Análise de Sistemas de Medição), o plano para coleta de dados e a folha de verificação.
4º passo
Este é o momento de avaliar o histórico do problema, buscando compreender como o indicador vem se comportando ao longo do tempo.
Para realizar essa etapa da Fase de Definição, pode-se utilizar o gráfico sequencial, o histograma, o Boxplot e a carta de controle. Outras ferramentas que podem ser úteis são a análise de capacidade do processo e a análise de séries temporais.
5º passo
Com base no comportamento do indicador ao longo do tempo, deve-se definir ou validar a meta do projeto. A meta deve conter objetivo, valor e prazo bem definidos.
6º passo
É hora de avaliar os ganhos do projeto, bem como identificar quais são as perdas decorrentes do problema, utilizando uma análise econômico-financeira.
7º passo
Todavia, depois de levantados todos os principais pontos, são estabelecidos os participantes da equipe, as possíveis restrições e suposições e o cronograma preliminar. É importante lembrar que o projeto precisa estar alinhado com o Champion.
8º passo
Sobretudo, onde se estabelece qual será o principal processo envolvido no projeto. Nesse ponto, é fundamental levar em consideração o escopo do projeto. Duas ferramentas podem ser úteis nessa etapa: o SIPOC e o Mapa de Fluxo de Valor (VSM).
O Contrato do Projeto e a Fase de Definição são os pontos iniciais do projeto. Sua elaboração pode determinar o sucesso ou a falha do projeto. Por isso, é importante que estas fases sejam muito bem construídas.
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