O DMAIC é um ciclo de melhoria de processos em 5 fases, usado para solucionar problemas e otimizar e estabilizar os processos de negócios existentes. 

Mesmo sendo a fase final do DMAIC, a fase de Controle (Control) é uma das mais importantes para que nada do que foi feito até em termos de melhorias de processo seja perdido. Afinal, é nessa fase que a equipe de projeto tem em mãos todos os resultados estratégicos aplicados, os dados e mudanças realizadas durante o projeto Lean 6 Sigma e é o momento de promover a sustentabilidade dos resultados alcançados. 

E, para que as últimas etapas antes da ‘’linha de chegada’’ na fase de Controle não sejam perdidas, é importante estruturar bem essa fase através de suas ferramentas. 

Aqui, os principais objetivos são: 

• O total conhecimento adquirido durante o processo; 
• Transferência de responsabilidade para o novo padrão; 
• Entrega de ferramentas de monitoramento do processo. 

E como essas ferramentas serão aplicadas? 

É sobre isto que pretendemos falar mais no artigo de hoje. Aproveite a leitura e tire suas dúvidas. Caso reste alguma, não deixe de entrar em contato! 

Etapa Control no DMAIC | Ferramentas

A fase de Controle no DMAIC envolve a consolidação das mudanças reais promovidas nos processos, sejam elas físicas, técnicas ou comportamentais. Além disso, é importante que os procedimentos e instruções de trabalho sejam completamente reescritos, a equipe passe por novos treinamentos para compreensão dos procedimentos e, por fim, os sistemas sejam implementados com fins de medir e monitorar os novos procedimentos.   

Muito mais do que isso, essa fase terá gráficos de controle, auxiliando na escrita de um novo plano de ação voltado ao desenvolvimento de toda a organização.

1. Verificação das medidas implementadas 

As medidas definidas no plano de implementação da Fase de Melhoria (Improve) do Lean 6 Sigma DMAIC devem ser verificadas e ter sua eficácia comprovada. 

Isso geralmente é feito, por exemplo, com a ajuda de consideração antes/depois com base em análises de estabilidade e de capacidade do processo e indicadores associados às metas do projeto. 

Dessa forma, os procedimentos de teste estatístico, como testes de hipóteses e de variância, comprovam o desempenho alcançado a partir das mudanças implementadas.

2. Gráfico de Controle 

Através dessa ferramenta, os proprietários do projeto acompanham o andamento do processo, interpretando as informações ali encontradas e encontrando um registro de referência.  Aliás, o controle do processo é a prática de identificar e empregar ações práticas e medidas para garantir que o projeto atende aos padrões definidos e requisitos do cliente. 

Assim, meios estatísticos são aplicados ao processo para determinar a possível influência de causas especiais de variação, no chamado controle estatístico de processo. 

A principal razão do uso de gráficos de controle é perceber as causas atribuíveis da variação do processo, de modo que o exame e a ação contra-ativa sejam realizadas para eliminar as causas atribuíveis da discrepância de processo antes que haja um número excessivo de irregularidades nos processos. 

Isso também é usado para manter o projeto dentro de uma condição de previsibilidade!

3. Gerenciamento Visual

Outra ferramenta que pode ser utilizada na fase de controle, mostra o gerenciamento do desempenho do projeto, exibindo principalmente os padrões atualizados, scorecards sobre o desempenho, metas de produção e outros dados úteis do projeto e do desempenho no local de trabalho. 

O objetivo desta ferramenta é impulsionar o comportamento correto. 

Exemplos de gerenciamento visual são os feedbacks, quadros brancos mostrando o progresso diário em relação ao objetivo, scorecards individuais ou de equipe exibidos na área comum durante as reuniões, entre outros. 

O Gerenciamento Visual fornece uma linha de visão clara e em tempo real para informações de desempenho significativas. Isso permite a detecção rápida dos problemas da organização, bem como fornecer uma resposta rápida, uma mentalidade de aprimoramento constante bem como as chances de uma melhoria real!

4. Ritmo Operacional 

O Ritmo Operacional é um conjunto de interações estruturadas e mutuamente dependentes, que gerencia e mostra informações de desempenho, para permitir que o conjunto de partes interessadas expresse operações de controle de maneira efetiva, consistente e proativa. 

Ele fornece um método de mensagem compartilhado e disciplinado por meio do qual as partes interessadas são definidas com funções, agendas e resultados. 

Além disso, permite uma resposta mais rápida e intensa aos problemas, com uma comunicação clara, medidas definidas, líder designado, ações estratégicas e frequência de longo prazo.

Documentação final e lições aprendidas

Ainda discutindo um pouco mais sobre a fase de controle do DMAIC, o líder do projeto (um Black ou Green Belt) compilará a situação inicial, o processo e os resultados na forma de um relatório final e o disponibilizará ao cliente e demais partes interessadas. 

Se for um projeto de formação das competências profissionais de um especialista Lean 6 Sigma, o responsável avaliará finalmente o uso apropriado da metodologia e das ferramentas de análise e tomada de decisão, tendo como background todas as fases do DMAIC.