Os princípios do Lean 6 Sigma vão além dos usos habituais em empresas. Você pode, facilmente, utilizar o DMAIC para uso doméstico, por exemplo. Duvida?

Então acompanhe o projeto que elaboramos para provar a versatilidade desta estratégia.

DMAIC para uso doméstico

Sempre estamos falando em como o Lean Six Sigma é versátil e pode ser utilizado em diversos ambientes e tarefas. Para provar isso, vamos dar um passo a passo completo de como é possível aplicar o DMAIC para uso doméstico.

No caso, utilizaremos o exemplo de uma família que deseja reduzir a discrepância entre valor máximo e o mínimo gasto. O objetivo é preservar a poupança, que destina-se à compra de um apartamento e está sendo prejudicada pelas vultosas despeas.

DEFINE – Definir

  • Indicador

Primeiramente, é preciso definir qual indicador será utilizado para medir o resultado do projeto. Aqui,a estratégia adotada será o percentual do salário destinado às despesas mensais (%).

⟶ Fórmula = (somatória das despesas mensais/salário mensal líquido) * 100.

  • Existência de dados confiáveis para o projeto

O próximo passo é determinar se existem dados confiáveis para o levantamento do histórico. Existe um banco de dados históricos que compreende o período de janeiro de 2013 à outubro de 2018. Assim, sua confiabilidade é garantida pois todas as despesas são comprovadas via recibo, que são armazenados em cadernetas. Sendo que cada membro da família possui sua própria caderneta.

Então, os valores gastos diariamente são somados ao final do dia, por todos os membros da família, em sua respectiva caderneta. Semanalmente, o patriarca lança das despesas em uma planilha, onde, no fim do mês, é feita apuração organizada por categorias.

  • Comportamento histórico do indicador 

Nos últimos cinco anos, verificou-se que, em média, o percentual de gastos tem ultrapassado a meta (ser no máximo 65%). A situação agravou-se nos meses mais recentes, apresentando uma tendência crescente.

  • Objetivo 

A meta a ser alcançada é garantir um gasto mensal máximo de 65% da renda familiar até dezembro de 2018.

  • Perdas resultantes do problema

A perda quase chega ao valor de R$ 18.000,00. A motivação do gasto é a falta de comprometimento com a meta de poupar 35% da renda familiar.

  • Ganhos potenciais 

Com a economia de 35% ao mês, pretende-se adquirir um apartamento em 3 anos, no valor aproximado de R$110.000,00.

  • Equipe 

A equipe irá desenvolver o projeto que consiste em toda a família. Ou seja, o Sr. e a Sra Silva, o filho do casal (Júnior) e a sogra do Sr. Silva.

  • Restrições e suposições

As despesas com o dependente só serão reduzidas caso ultrapassem 20% do total mensal. Gastos com cabeleireiro e SportTV também não serão eliminados.

  • Cronograma

 

 

ETAPA

Término previsto

Define

15/07/2018

Measure

15/08/2018

Analyze

30/09/2018

Improve

30/11/2018

Control

16/12/2018

  • Escopo 

O escopo abrange o recebimento mensal, gastos mensais e o pagamento de despesas. O principal processo envolvido é o gerador de gastos mensais.

  • Contrato com Champion

Foi firmado contrato (Project Charter), onde estão descritas as condições acordadas para desenvolvimento do projeto. Inclusive as restrições e suposições.

MEASURE – Medir

Nesta etapa, decidiu-se que a estratificação do problema será realizado por categoria de despesas.

  • Dados Históricos

Os dados históricos são os mesmos utilizados na etapa anterior e já tiveram sua confiabilidade comprovada. O período a ser analisado é o de janeiro a junho de 2018.

  • Comportamentos do foco ao longo do tempo 

Verifica-se que as despesas cresceram rapidamente no período avaliado. Desconsiderou-se a análise do mês de janeiro para os focos habitação e automóvel. Isso porque, nesse mês, há incidência de impostos.

  • Metas específicas para cada foco

 

 

META

PRAZO

Reduzir em 20% o gastos mensais com habitação 12/2018
Reduzir em 25% os gastos mensais com lazer 12/2018
Reduzir em 25% os gastos mensais com despesas pessoais 12/2018
Reduzir em 20% os gastos mensais com automóvel  12/2018

As metas específicas ultrapassam a meta estabelecida, pois o objetivo é garantir gasto mensal máximo de 65%.

Alcançando as metas específicas, o gato mensal total será de 62% da renda líquida. Além disso, estas metas possuem autonomia para resolução dos problemas propostos.

ANALYZE – Analisar

  •  Detalhamento do processo gerador do problema 

Um mapa de processo com os parâmetros do problema foi elaborado, classificando cada um de acordo com sua criticidade. Foi feito um brainstorming onde foram levantadas as potenciais causas de cada categoria de foco de problema.

CAUSAS POTENCIAIS MAIS INFLUENTES POR CATEGORIA 

HABITAÇÃO LAZER AUTOMÓVEL

DESPESAS PESSOAIS

Aluguel caro Gastos excessivos com bares Trabalho do marido fora da cidade onde mora Cabeleireiro da moda (mais caro)
Marido não ajuda em casa Festas em casa Escola distante de casa Pagamento de academia sem frequentar
Filho desorganizado Clube caro Trabalho da esposa longe de casa Gastos excessivos com vestuário
Gastos com empregada doméstica Almoço fora de casa Gastos maiores nas férias
Gasto elevado com energia elétrica Tendência crescente de gastos com passeios nos finais de semana Futebol de final de semana
Aumento de gastos com supermercado
Gastos com impostos
Reformas
  • Comprovação das causas levantadas no brainstorming 

Foi feita uma análise para verificar a efetividade das prováveis causas apontadas durante o brainstorming: 

CAUSAS POTENCIAIS MAIS INFLUENTES POR CATEGORIA

HABITAÇÃO LAZER AUTOMÓVEL

DESPESAS PESSOAIS

Casa de 176m2 para três pessoas A família sai todas as sextas, sábados e domingos  O casal frequenta o salão mais caro da cidade uma vez por semana. Trabalho do Sr. Silva fora da cidade onde mora. Ele trabalha em outra cidade, mas não pretende mudar de emprego
Marido não ajuda em casa O casal almoça todos os dias em um restaurante próximo da empresa, sendo que esta possui restaurante grátis A Sra. Silva não vai à academia desde maio de 2018 Escola distante de casa
Gasto elevado com energia elétrica e telefone. Tendência crescente de aumento. O tempo médio gasto no banho é de 22 minutos. 

As roupas são passadas somente no momento de utilização, elevando o consumo. 

No período de férias, os gastos são ainda maiores.

Tendência crescente de gastos com passeios nos finais de semana. 

Nos últimos meses tem-se visitado pelo menos o parque aquático mais próximo da cidade

A Sra. Silva compra pelo menos um item por semana. Isto reflete em altos gastos nesta categoria. Trabalho da Sra. Silva distante de casa
Aumento de gastos com supermercado. Data de validade vencida: tendência crescente de aumento Gastos maiores nas férias
  • Causas fundamentais em cada categoria

Classificou-se, entre as causas levantadas no brainstorming (e comprovadas mediante análise), somente as mais críticas:

CAUSAS POTENCIAIS MAIS INFLUENTES POR CATEGORIA

HABITAÇÃO LAZER AUTOMÓVEL

DESPESAS PESSOAIS

Aluguel caro Gastos excessivos com bares Trabalho do marido fora da cidade onde mora Cabeleireiro da moda (mais caro)
Marido não ajuda em casa Almoços fora de casa Escola distante de casa Pagamento de academia sem frequentar
Filho desorganizado Tendência crescente de gastos com passeios nos finais de semana Trabalho da esposa longe de casa Gastos excessivos com vestuário
Gastos elevados com energia elétrica e telefone Gastos maiores nas férias
Aumento de gastos com supermercado

IMPROVE – Melhorar

  • Possíveis soluções

A partir das causas identificadas, elaborou-se as possíveis soluções que podem ser adotadas para solucionar o problema:

POSSÍVEIS SOLUÇÕES

HABITAÇÃO LAZER  AUTOMÓVEL 

DESPESAS PESSOAIS 

Financiar casa próxima à escola e local de trabalho do casal Limitar as saídas a uma vez ao mês Mudar o trabalho ou o veículo utilizado pelo Sr. Silva para realizar o trajeto. Uma troca sugerida seria a do carro por uma moto. Mudar de cabeleireiro
Determinar as tarefas para o marido e o filho. Assim, pode-se dispensar a empregada Fazer festas em casa, dividindo as despesas com os amigos A casa financiada será perto da escola A Sra. Silva passará a ir ao trabalho de bicicleta. Dessa forma, irá economizar tanto na academia quanto no combustível para o carro
Contratar uma diarista para realizar uma faxina geral apenas uma vez na semana Com a mudança, o casal poderá almoçar em casa A nova casa ficará próxima ao trabalho do casal Estabelecer uma cota fixa de gastos mensais
Passar roupa uma vez por semana Programar férias com antecedência para reduzir gastos
Reduzir tempo gasto no banho Substituir o uso da gasolina pelo álcool, que é mais barato
Controlar o tempo das chamadas telefônicas

Durante o consenso familiar, foram priorizadas as soluções que melhor atendiam a todos, de forma geral.

Ainda assim, as soluções priorizadas apresentam riscos. Como por exemplo, a alternativa do Sr. Silva passar a ir de moto para o trabalho. Isso porque o trajeto apresenta risco relativo em ocasiões de chuva e tráfego intenso.

Porém, percebeu-se que a região onde moram possui maior incidência de chuvas no período de férias do Sr. Sliva. Este fato atenua um pouco os riscos. Uma opção para o caso de dias chuvosos é realizar o trajeto utilizando ônibus.

  • Testes

Serão realizados testes em cada uma das soluções. A mudança de veículo e tipo de estrada a ser utilizada pelo Sr Silva passará por um planejamento de experimento. Assim será possível encontrar a melhor combinação possível.

  • Resultados dos testes 

Verificou-se que o melhor trajeto para ambas as variáveis propostas é a estrada asfaltada. E ainda que o modelo recomendado tenha sido o de 25 cilindradas, o Sr. Silva preferiu o de 150. Sua escolha foi motivada, pela diferença mínima de consumo dada no teste.

  • Plano de ação para implementação das soluções em larga escala

Elaborou-se um plano de ação contendo as devidas responsabilidades e estabelecendo os prazos.

As ações foram implementadas conforme o planejado, sem necessidade de ajuste.

CONTROL – Controlar

  • Cumprimento das metas

As metas do projeto foram alcançadas. Prova disso é que, em novembro de 2019 as despesas com habitação, lazer, despesas pessoais e automóvel já apresentaram queda. Podemos dizer, portanto, que a meta não apenas foi alcançada, como foi superada.

O retorno financeiro foi alcançado: foram poupados cerca de R$ 37.000,00 ao fim do ano. Já em outubro tinha-se aproximadamente R$ 20.000,00.

  • Alterações ou criação de padrões para manutenção dos resultados 

Foi criado um padrão que está afixado na porta do armário da coxinha e será revisado anualmente. Para esta criação, foram utilizados os conceitos da ferramenta 5S, o que permite a ordenação e organização da casa.

  • Verificação das variáveis do processo 

Os gastos totais e estratificados, que consistem em habitação, lazer, despesas pessoais e automóvel serão verificados. O monitoramento será feito através da planilha de controle.

Os gastos serão monitorados semanalmente e um plano de ação foi desenvolvido para o caso de apresentar a tendência de estourar a meta.

  • Lições aprendidas e recomendações da equipe 

A utilização de um método estruturado é fundamental para o alcance de metas estabelecidas. Recomenda-se a execução de um novo projeto, cujo objetivo é aumentar o rendimento escolar do Júnior.

Concluindo

Como você pode ver, as ferramentas do Lean 6 Sigma não se restringem ao uso corporativo. De forma simples, é possível aplicar o DMAIC para uso doméstico. Não apenas na economia familiar, mas em diversas outras tarefas comuns do cotidiano.

Portanto, oferecer capacitação Lean 6 Sigma para sua equipe é, sem dúvida, uma forma de oferecer um conhecimento inestimável. Entre em contato e confira nossas condições especiais para treinamentos InCompany.

*Adaptado do conteúdo de Werkema Consultores.