Metodologia e Ciclo BPM: saiba como usar em sua empresa

O Ciclo BPM – Business Process Management (ou Gerenciamento de Processos de Negócios), conforme definido por Gartner, é um modelo que usa várias ferramentas e métodos para projetar, modelar, executar, monitorar e otimizar processos de negócios. 

Um processos de negócios coordena o comportamento de pessoas, sistemas, informações e coisas para produzir resultados de negócios em apoio a uma estratégia. 

O ciclo BPM se concentra em colocar um processo consistente e automatizado em prática para transações de rotina e interações humanas. Assim, um de seus principais papéis é ajudar na redução de custos operacionais da empresa, diminuindo o desperdício e o retrabalho, além de aumentar a eficiência geral da equipe.

As organizações engajadas em BPM podem escolher seguir uma das várias metodologias e BPM, que incluem Six Sigma e Lean. 

Ciclo BPM | Mas, o que é um processo de negócios?

Um processo de negócios é um conjunto de atividades associadas realizadas por pessoas e sistemas que fornecem valor de negócios para clientes internos ou externos. Claro, você não pode pegar um processo de negócios com as mãos, nem ouvi-lo ou senti-lo. 

Embora você encontre muitas definições de um processo de negócios, sempre se resume a descrever como organizar o trabalho, ou seja, quem melhor executa tais tarefas, em que momento (ordem) e sob quais condições. Geralmente também inclui entradas e saídas de processos, os recursos necessários, etc;

Quais são os vários tipos de sistemas de gerenciamento de processos de negócios?

Os sistemas BPM podem ser categorizados com base na finalidade a que servem. Aqui estão os dois tipos de gerenciamento de processos de negócios: 

BPM centrado no sistema (ou integração)

Esse tipo de sistema de gerenciamento de processos de negócios lida com processos que dependem, principalmente, de sistemas de negócios existentes (por exemplo CRM e ERP), sem muito envolvimento humano. 

Um software de gerenciamento de processos de negócios centrado no sistema tem amplas integrações e acesso à API para criar processos de negócios rápidos e eficientes. 

Um exemplo de processo centrado na integração é de um banco online, que pode incluir diferentes sistemas de software juntos. 

BPM centrado humanamente 

O BPM centrado no ser humano considera as pessoas em primeiro lugar, apoiado por várias funções de automação. Esses são processos executados principalmente por humanos e a automação não os substitui facilmente. 

Muitas vezes, eles têm muitas aprovações e tarefas realizadas por indivíduos. 

Exemplos de processos centrados no ser humano incluem atendimento ao cliente, SAC  para reclamações, integração de funcionários, realização de atividades de e-commerce e preenchimento de relatórios de despesas. 

Metodologia e Ciclo BPM

Por que um ciclo? 

Porque BPM é sobre melhoria contínua do seu negócio (processos). E a melhor contínua, por definição, nunca termina. 

Sem um treinamento adequado, você encontra muitas versões do ciclo BPM, provavelmente algumas com um número diferente de etapas do que as descritas aqui abaixo.  Mas, pela nossa experiência, o número de etapas do ciclo de vida não é muito relevante. Muitas organizações aumentariam sua produtividade e eficiência significativamente aplicando uma versão bastante simples do ciclo BPM como a descrita abaixo no artigo. 

É melhor mantê-la simples, mas aplicá-la de forma eficaz do que ao redor. No entanto, esses 5 elementos básicos do ciclo BPM são essenciais:

Etapa 1. Design

Durante um treinamento, é importante revisar as regras de negócios atuais, entrevistando as várias partes interessadas e discutindo os resultados desejados com a gerência. 

O objetivo do estágio de design do processo é obter uma compreensão das regras de negócios e garantir que os resultados estejam alinhados com os objetivos organizacionais.

Etapa 2. Modelo 

Modelagem refere-se a identificar, definir e fazer uma representação de novos processo para apoiar as regras de negócios atuais para várias partes interessadas.

Etapa 3. Executar

Execute o processo de negócios testando-o ao vivo com um pequeno grupo de usuários primeiro e depois abrindo-o para todos os usuários. 

E, no caso de fluxos de trabalho automatizados, regule artificialmente o processo para minimizar os erros.

Etapa 4. Monitorar

Estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) e rastreie as métricas em relação a eles usando relatórios ou painéis. 

Afinal, é essencial focar nos macro ou micro indicadores – um processo inteiro versus segmento de processo.

Etapa 5. Otimizar

Por fim, com um sistema de relatórios eficaz implementado, uma organização pode direcionar as operações de maneira eficaz para a otimização ou melhoria do processo. 

Assim, a otimização de processos de negócios (BPO) é o redesenho dos processos de negócios para otimizar e melhorar a eficiência dos processos e fortalecer o alinhamento dos processos de negócios individuais com uma estratégia abrangente. 

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